Nincs víz az uszodában, de te ott állsz a medence szélén fürdőruhában. Mit csinálsz?
Ma van a 38. napja, hogy a gyerekkori szobámból vezetem és támogatom világválság idején az általam megálmodott Alapítványt. Bizonyos szempontból olyan, mintha semmi sem történne velünk: ülök az asztalnál, ahol egyetemista koromig küzdöttem meg életem nagy feladataival: a középiskolai felvételire készültem, izgatottan megírtam életem első spanyol háziját, felkészültem a felsőfokú nyelvvizsgára, az érettségire és az első vizsgaidőszakra. Mindig tudtam mi a következő lépés, mindig volt egy, néha homályos, 5 éves terv.
Tudtuk, hogy egyszer lesz egy válság, de azt nem, hogy mikor és mi okozza majd. Mellettem a plüss Micimackó és érettségi felkészítő tankönyv. A kollekció azóta kiegészült egy fantasztikus férjjel is, így az egy főre jutó négyzetméter feleződött a szobában, az inspiráló gondolatok száma viszont duplázódott. Úgy látszik, hogy életem eddigi legnagyobb, és legváratlanabb kihívásával is ennél az asztalnál fogok megküzdeni.
Keringett egy kérdőív a civil szektorban pár hete, ami a rettenetesnél is rettenetesebb kérdéseket tette fel a szervezeti vezetők számára: "Mikor tervezi a fizetéscsökkentést munkavállalói számára? Most? 3 hónapon belül? Fél éven belül? Mikorra tervezi a leépítést? Most? 3 hónapon belül? Fél éven belül? Mennyi tartalékkal rendelkezik szervezete? Nem tudom felmérni. Nincs. 1 hónap. 3 hónap. 6 hónap. Lehetséges, hogy egy év." Lehetséges?!
A kérdőívet olvasva, ráébredtem, hogy mi az Amigosnál a helyzethez képest jól vesszük az akadályokat. Így összeszedtem és megosztok most pár gondolatot azzal a céllal, hogy ez akár másoknak is segítségére legyen. Még egyik civil szervezet sem volt ugyanilyen helyzetben, miért ne gondolkodhatnánk együtt?
Most megtanuljuk a tartalékképzés fontosságát
Amióta gazdálkodunk, vagyis az ötletből alapítvánnyá váltunk, az első kérdések egyike mindig: mennyi tartalékot képezzünk? Egy hónap, fél év, egy év, vagy akár ennél is több? A biztonságos és fenntartható növekedés érdekében, ezt a kérdést kell először megválaszolunk. Az Amigos Alapítvány 5 és fél év alatt 11 barátból egy 170 önkéntessel, 6 munkavállalóval működő szervezetté vált. Eközben voltak olyan helyzetek, amikor könnyen választhattuk volna a pillanatnyilag legkényelmesebb, de ugyanakkor drágább megoldást. De mindig inkább szorosabbra húztuk a nadrágot, mintsem hogy ne legyen meg az előre kitűzött tartalékrátánk. A cél mindig a profi, színvonalas, de költségeket tekintve visszafogott megoldás választása volt. Mindig átgondoltuk, hogy a jelenlegi döntés fenntartása hogyan fog hatni egy év múlva a szervezetre. Hiszen ha 2017-ben lazacot eszünk az évnyitón, 2018-ban az emberek többsége szomorú lesz a vajas pirítóstól. De ha mindkét évben cézársaláta, pizza és mártogatós a menü, nagy eséllyel nem romlik a jólét érzése a közösség tagjainak és ez fontos.
A megfontolt tervezés és az, hogy mindig egy-két szinttel az alatt költöttünk, ahogy megengedhettük volna magunknak mára elegendő tartalékokat eredményezett. Ezért, a jelenlegi helyzetben nem kell bércsökkentésen, elbocsátáson vagy ne adj Isten teljes leálláson gondolkodnunk a következő egy évben.
Meneküljünk előre
Mi az előre menekülés stratégiáját választottuk. Viszont nem volt olyan egyszerű, mint amilyennek elsőre tűnhet, az eredményeket pedig leghamarabb egy év múlva tudjuk kiértékelni. Nézzük, mi hogy csináljuk.
1. Közösségépítés online?
Persze, hogy megcsináljuk! Nem lesz tökéletes, nem lesz olyan mint előtte, de lesz, számíthatunk egymásra csak máshogy. Most mindenkinek megváltozott az élete, senki sem arra készült, hogy az érettségiző asztalnál fog Covid-19 eljárásrendet írni. Pontosan ezért ne is áltassuk magunkat azzal, hogy az eddigi működésrend elvárható vagy tartható lenne. Más érzések, más kihívások, más problémák vannak. Igen, aki 2020 februárjában csatlakozott az Amigos Alapítványhoz nem arra vállalkozott, hogy online fog "honfoglalózni" a havi egy személyes Amigo-est helyett és arra sem, hogy online fog tanulni a gyerekekkel, hiszen mi 5 és fél éve vagyunk arra büszkék, hogy a személyes térben támogatjuk a beteg gyerekeket. Lehetőséget kell adni arra, hogy aki nem komfortos a jelenlegi helyzettel, visszavonulót fújhasson (remélhetőleg csak átmenetileg), de aki kitart, azzal együtt kell a szervezetnek új megoldások felé nézni.
2. Munkavégzés online?
Persze, hogy megcsináljuk! Nem lesz tökéletes, nem lesz olyan, mint előtte, de lesz, számíthatunk egymásra, ahogyan eddig is. Egy napunk volt kitalálni a stratégiát, hogy a 6 fős munkavállalói bázis hogy ne essen szét. Már láttam magam előtt, hogy valaki reggel 8 és dél között bombázza e-mailekket a többieket, a másik csak délután válaszol, hiszen a homeoffice idején akkor és úgy dolgozunk, ahogyan akarunk, a harmadik éjszaka ébred fel mert nem tud aludni és átáll a bagoly életmódra és munkavégzésre. A rendszeresség kiveszik a mindennapjainkból és mind szakmailag mind pedig emberileg megnehezítjük a saját életünket. A szakmaiság mellett, mi lesz most a konyhai csevegésekkel, az informális poénkodással, mihez kezdünk ha a baráti légkör feladatok kiosztására és egymáson való számonkérésére redukálódik? Ennek megelőzéseként bevezettük az online iroda fogalmát. Heti 4x4 órában mindig ugyanabban az időpontban mindenki bekapcsolódik az online térbe (Google Meet volt először, most már a Zoom-ot használjuk). A közös idő elején becsekkolunk, mindenki elmondja mivel fog foglalkozni aznap, a közös idő végén, a kicsekk alatt pedig elmondjuk mire jutottunk. Nap közben mindenki lenémítja a mikrofonját, de a videókamerát beapcsolva hagyjuk. Ez a felállás, virtuálisan, visszahozza az informális irodai környezetet, ha szeretnék szólni a többiekhez megtehetem egyéb telefonhívás, időpontegyeztetés nélkül. Egyetlen plusz lépés van: leveszem a némítást a mikrofonról. A karantén 38. napján elmondhatom, hogy remekül működik. A csapat azt a visszajelzést adta, hogy stabilitást és rendszert ad a mindennapoknak, jó, hogy ott vagyunk egymásnak, élő kommunikáció van köztünk, és a hatékonyság romlására sem megy, sőt! Azt látom, hogy szervezettebb a munkavállalói csapat, mint valaha.
3. Más jellegű foglalkozások/eltérő cél szerinti tevékenység mint eddig?
Persze, hogy megcsináljuk! Nem lesz tökéletes, nem lesz olyan, mint előtte, de lesz, számíthatnak ránk akinek segítségre van szüksége, ahogyan eddig is. El kell fogadnunk, hogy az 5 és fél év alatt folyamatosan fejlesztett és polírozott know-how nem terelhető át az online térbe egy hétvége alatt. Viszont van már tapasztalatunk abban, hogy hogyan dolgozható ki az együttműködés folyamata, már egyszer megcsináltuk, miért ne sikerülhetne újra? Hasonló ahhoz, mint amikor végre megtanultunk tanulni és utána gyorsabban, többet tudunk elsajátítani. Ugyanakkor el kell fogadnunk, hogy lesznek buktatók és nem lesz zökkenőmentes, hiszen egy ismeretlen terepen vagyunk. Lehetséges, hogy más célcsoportok felé kell nyitnunk? Máshol van most ránk szükség mint eddig? Merjünk belevágni, mivel rendkívüli helyzetben, rendkívüli megoldásokra van szükség Ez pedig csak rendkívüli hozzáállással tud csak működni.
4. Lesznek támogatók, de valószínűleg nem azok, akikre elsőre gondolnánk.
Rengeteg vállalat, magánszemély van bajban. Lehet, hogy azok, akik eddig évről évre támogattak minket most visszavonulót fújnak és ezt meg kell értenünk, nekik is nehéz. Ha javul a helyzetük, vissza fognak térni, de időt kell adnunk nekik. Az tud segíteni, aki önmaga is jól van. De felmerül a kérdés, hogy a várakozási időszakban mihez kezdjünk, mi hogyan éljünk túl? Át kell gondolnunk, hogy kik azok a potenciális támogatók, akik
- a "hagyományos" célunkat nem támogatták, de az új, "covid tevékenységünk" már illik a támogatási filozófiájuk, politikájuk (pl. ha eddig offline működtünk, de most áttérünk az online térbe, digitalizációt támogató vállalatokra ne felejtsünk el gondolni);
- a covid-bajban segítő szervezetek mellé állnak, talán elsőre nem is gondolnánk rá, de mi is rá tudunk kapcsolódni a megváltozott helyzetben való segítségnyújtásra és így el tudjuk érni ezeket a támogatókat is;
- és kik azok a támogatók, akikre tekintettel kell lennünk a jelenlegi helyzetben, jobb ha nem kérünk, vagy esetleg mi ajánljuk fel a segítségünket nekik. Ez is egy opció, nem szabad elfeledni!
Nem könnyű 'out of the box' gondolkodni, főleg ha egészen idáig alapelvek mentén vezettük az alapítványt, de azt gondolom, hogy most nincs más lehetőség. És azt sose feledjük, hogy több koponya okosabb mint egy, a közösségnek még nagyobb ereje van 2020 tavaszán, mint valaha.
Csináljuk meg mindazt, amire eddig nem volt idő. Jó, de hogyan?
Sok esetben nem azért csúsznak a prioritási lista aljára bizonyos teendők mert valóban nincs rá idő, hanem mert - valljuk be őszintén - nincs kedvünk hozzá és ezért halogatjuk őket vagy valóban nem olyan fontosak. Gondoljuk át munkatársaink, segítőink segítésével (és tudatos önkontrollt alkalmazva), hogy mi ezek közül ami tényleg fontos és mi akadályozott meg minket abban, hogy a végére érjünk. A közös gondolkodás során a szervezeti prioritásokat és célokat figyelembe véve pár dolog le fog kerülni erről a bizonyos "todo listről", más feladatok pedig meg fognak jelenni. Szabjunk határidőket, kérjük számon egymástól és nyújtsunk segítséget. Van már szervezeti stratégiánk? Biztos, hogy up-to-date? Adományszervezési és kommunikációs stratégia? Arculati kézikönyv? A számlák nyilvántartásánál nincs valami javítandó? Pontosan követve vannak a pályázati elszámolási excelek? Biztos lehetne rajta okosítani, de megéri a munka vele? SZMSZ? Számviteli politika? Jut eszembe...adományozói adatbázissal rendelkezik a szervezet? Tudjuk, hogy ki mikor adott? A kampányok nyilván vannak tartva? Rendszeres adományozói felülettel rendelkezik a szervezet? Ne kezdjük el megtervezni? Ha van, mit lehetne fejleszteni rajta? Megvannak a statisztikáink, hogy hány feliratkozó és leiratkozó van a hírlevelünkön vagy a rendszeres adományozói bázisban? Aki leiratkozik miért teszi? Aki feliratkozik milyen motiváció áll mögötte? Hol fogunk tartani 3 év múlva? Milyen forgatókönyvek vannak a fentiekre? Ha 3 hónap múlva is kijárási korlátozás lesz hogyan fog hatni minderre? És ha 9 hónap múlva is ez lesz? De egyáltalán tudjuk mit csinálnánk ha jövő héten vissza lehetne menni a "terepre", az irodába, a régi életbe?
Legyünk naprakészek, hiszen számos lehetőség áll előttünk. Talán még jól is elsülhet, hogy most nincs víz a medencében, de mi mégis ott vagyunk a szélén fürdőruhában.
